In de eigenlijke adoptieprocedure moesten of konden deze personen/instellingen tussenkomen:
o Notaris/vrederechter: stond in voor de opmaak van adoptie-akte en de registratie van de afstand/toestemming
o Rechtbank van eerste aanleg: vanaf 1940 (wet van 21 maart 1940) hadden zij de opdracht tot homologatie van de adoptie-akte, opgemaakt door de notaris of de vrederechter = toezicht op de grond- en vormvoorwaarden, nagaan of de adoptant ‘goede faam’ genoot, nagaan of de adoptie gesteund was op wettige redenen en of ze de geadopteerde tot voordeel strekte
o Jeugdrechtbank: vanaf 8 april 1965, werd adoptie van minderjarigen toevertrouwd aan de (gespecialiseerde) jeugdrechtbanken
o Burgerlijke stand: tot en met 1951 (wet van 21 mei 1951) verplichting om de adoptieakte over te schrijven in de registers van de burgerlijke stand, nadien slechts nog het beschikkende gedeelte van het vonnis of arrest dat de adoptie-akte homologeerde
o Familieraad, die de toestemming voor de adoptie moest verlenen, wanneer het kind geen gekende of nog levende ouders had (vb. bij de bevalling ‘sous x’)
Elk van deze personen / instellingen had in principe de opdracht en de mogelijkheid om toezicht te houden op de naleving van de wetgeving inzake adoptie. De vraag rijst in hoeverre zij in de praktijk actief betrokken waren bij het verloop van de procedure, en dus in welke mate zij vb. contact hadden met de geboortemoeders. Het lijkt er alleszins op dat er weinig of geen effectieve controle gebeurde op bijvoorbeeld de vrijwillige instemming. Deze manier van werken (formele procedure zonder echte inhoudelijke controle) werd algemeen aanvaard. Er was weinig of geen weerstand bij deze betrokkenen om adopties zo te realiseren.
De cruciale schakel bij deze adopties, is de persoon of instelling die instond voor de bemiddeling. Deze zorgde voor de effectieve overdracht van het kind van de geboortemoeder naar het adoptiegezin.
Voor 1989 kon eenieder deze opdracht opnemen, zonder enige vereiste of controle. In de praktijk stellen we vast dat het meestal ging om personen of instellingen die vanuit hun opdracht in contact kwamen met ongepland zwangere vrouwen, zoals:
o Private personen (artsen, gynaecologen, geestelijken,…);
o Overheidsinstellingen (Nationaal Werk voor Kinderwelzijn, Commissies voor Openbare
Onderstand, ziekenhuizen, Jeugdrechtbanken,…)
o Tehuizen voor ongehuwde moeders, kinderopvangcentra, diensten die zich specifiek
toelegden op adoptie,….
Elke actor handelde daarbij vanuit zijn eigen deontologisch kader, inzicht en overtuiging; er waren immers geen specifieke regels over de bemiddeling inzake adoptie en begeleiding van de afstandsmoeders. Hetzelfde geldt voor de dossiervorming. Voor zover er sprake was van een verplichte registratie, gebeurde deze op de geëigende wijze. Dit betekent dat informatie over al dan niet gedwongen adopties terug te vinden is op veel verschillende plaatsen (dossiers van OCMW’s, ziekenhuizen, jeugdrechtbanken), waarbij wellicht niet steeds op het eerste zicht duidelijk is dat het om een adoptiedossier gaat.
Uiteraard waren de geboorteouders ook betrokken bij de adoptie vanwege hun noodzakelijke toestemming die al dan niet onder dwang werd gegeven. De jeugdbescherming was vooral de bevoegdheid van de jeugdrechters, die beperkte interventiemogelijkheden hadden, zoals toezicht en opvoedingsbijstand maar vooral plaatsing in een instelling of pleeggezin. Hulpverlening om minderjarigen of ongepland zwangeren te omkaderen en te begeleiden bij hun keuzes was niet uitgebouwd. Geboorteouders getuigen nu dat zij geen instemming gaven of deze onbewust gaven omdat ze documenten ondertekenden die ze niet begrepen (bv. in een andere taal).